電話

事務所の業務を改良改善するにあたり、事業の選別を行い、事務員が対応する事務を廃止した。例えば、お茶出しや電話番や一般事務という業務で、電話番についてはＮＴＴの業務用アナログ回線を契約しているところ転送電話をオプション契約して事務所の電話を単線にした。この転送先をスマートフォンにして午後のある時間帯に電話をさせるように客先に周知させている。得意先からの電話はその時間帯以外でも受けるが、それ以外はスマートフォンに番号が表示されるので受ける電話を選択する。これで誰からかかったかわからない電話を受けて事務が中断することはなくなる。次にファクシミリもできれば電子メールに移行するが、ａｆａｘという機器を利用してスマートフォンで確認できるようにする。これでファクシミリの送信以外に事務所に立ち寄る必要はなく、直行直帰が可能になり、更に、遠方から事務所宛にファクシミリを送信することでＰＤＦデータに転換して書類原本を廃棄して軽量化を図ることができる。